Sveitarfélögum skylt að afhenda héraðsskjalasafni á sínu starfssvæði skjöl sín þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Afhendingarskylda til héraðsskjalasafns gildir einnig um:
•    allar stofnanir og nefndir á vegum sveitarfélaga (t.d. skólar)
•    byggðasamlög og aðrir aðilar sem sjá um einstök stjórnsýsluverkefni vegna samvinnu sveitarfélaga (t.d. heilbrigðiseftirlit)
•    sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem sinna einkum opinberum verkefnum
•    stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags
•    lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga
•    lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu sveitarfélaga (t.d. veitustofnanir)

Ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu

Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila og að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags. Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skal varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við lög og reglur en jafnframt að vernda skjöl fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingu og óleyfilegum aðgangi.

Þegar skjöl hafa verið afhent til héraðsskjalasafns flyst ábyrgð á vörslu skjalanna yfir til þess. Um afgreiðslu þeirra gilda ákvæði Laga um opinber skjalasöfn, Upplýsingalaga og Stjórnsýslulaga.