Gestir safna eru miklivægir þátttakendur í að móta starfsemi þeirra. Til að skjalasafn þjóni hlutverki sínu sem skyldi þarf starfsfólk þess að leitast við að mæta kröfum og væntingum gestanna og greiða úr erindum þeirra eins vel og efni og aðstæður leyfa. Þetta verður að vera metnaðarmál starfsfólksins. En það þarf ekki aðeins að sinna safngestum og þekkja þarfir þeirra, það er líka mikilvægt fyrir hvert safn að hafa raunhæfa hugmynd um fjölda gesta.